Układ formalny pisma rozwinął się z szablonu dokumentu średniowiecznego, zachowując generalnie jego trzy podstawowe części, tj. protokół, kontekst i eschatokół. Zamknięte pismo ekspediowane tj. wychodzące na zewnątrz (extern) przejęło z szablonu dokumentu określone jego części. Nie zawsze występują one w tej samej kolejności, jak w dokumencie. Z kolei wychodzące na zewnątrz otwarte pisma wykazują o wiele większe zróżnicowanie, zachowując jednak więcej lub mniej elementów formalnych dokumentu (najmniej tzw. memorandum – Memorialschreibwerk).
Niniejsze zestawienie stanowi porównanie dokumentu i zewnętrznego zamkniętego pisma
Dokument |
Pismo zewnętrzne, zamknięte |
protokół |
|
| inwokacja (wezwanie imienia boskiego, nie występuje w dokumentach prywatnych) | nie występuje, ewentualnie zaznaczone przez znak krzyża |
| intytulacja (imię i tytuł wystawcy) | tytulatura w nagłówku pisma (ewent. znak urzędu) lub na końcu – podpis |
| inskrypcja (określenie adresata) z salutacją (pozdrowienie) | formuły kurtuazyjne z pozdrowieniami z zastosowaniem wszelkich tytułów grzecznościowych (bardzo rozbudowane); może występować przed podpisem (np. uniżony sługa); adresat wewnątrz pisma (obok tekstu) lub na zewnątrz (na drugiej stronie karty, która po złożeniu tworzyła od razu kopertę z adresem, lub na dodatkowej kopercie) |
| arenga (uzasadnienie wystawienia dokumentu, brak w dokumentach prywatnych) | brak, ewentualnie poprzez zwroty retoryczne |
kontekst |
|
| promulgacja lub publikacja (formuła ogłoszenia) | brak |
| narracja (omówienie rozwiązania sprawy, postanowień) | część narracyjna zwykle połączona gramatycznie z resztą pisma (np. zwroty: ergo, also, demnach), ale czasami z zachowaniem odstępu |
| dyspozycja (ogłoszenie rozstrzygnięcia, część materialna aktu prawnego) | część dyspozytywna z zastosowaniem różnych form, w zależności od stosunku wystawca-odbiorca:
|
| sankcja (formuły zabezpieczające, zapowiedź kary za przekroczenie dyspozycji) | podkreślenie znaczenia rozkazu, zagrożenie karą, także w formie kurtuazyjnej (np. oddanie w opiekę boską, zapewnienie o swej łasce, względnie o wierności i gorliwym wypełnianiu obowiązków |
| koroboracja (zapowiedź środków uwierzytelniających, np. o przywieszeniu pieczęci) | zapowiedź własnoręcznie złożonego podpisu (manu priopria) lub innych form uwierzytelnienia |
eschatokół |
|
| subskrypcja (podpis, brak w dokumentach prywatnych, pojawia się na Śląsku dopiero w czasach habsburskich) | podpis, czasem z zastosowaniem końcowych formuł grzecznościowych, niekoniecznie z podaniem imienia (nazwiska), czasem na górze pisma pod tytułem |
| datacja (miejsce i czas wystawienia) | datacja (miejsce i data – czasem z podaniem pory dnia – wystawienia) na końcu w bloku pisma (jak w dokumencie) lub umieszczone poza głównym tekstem, względnie w nagłówku |
